Zatrudnienie obywatela Kazachstanu w Polsce to proces, który wymaga precyzyjnej znajomości przepisów i ścisłego przestrzegania procedur. Ten artykuł stanowi kompleksowy przewodnik dla pracodawców i specjalistów HR, szczegółowo opisujący każdy krok legalizacji pracy i pobytu, a także wskazujący na kluczowe zmiany i pułapki, abyś mógł zatrudnić pracownika z Kazachstanu zgodnie z prawem i bez zbędnych komplikacji.
Zatrudnienie obywatela Kazachstanu w Polsce wymaga standardowej procedury zezwolenia na pracę typu A.
- Obywatele Kazachstanu NIE są objęci uproszczoną procedurą na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy.
- Podstawą jest zezwolenie na pracę typu A, o które występuje pracodawca do wojewody.
- Od 1 czerwca 2025 roku zniesiono wymóg testu rynku pracy, co przyspiesza proces.
- Wnioski o zezwolenie na pracę od 1 czerwca 2025 roku składane są wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl.
- Po uzyskaniu zezwolenia pracownik musi uzyskać wizę krajową (typ D), a następnie może ubiegać się o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę.
- Pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy i zapewnić umowę zgodną z zezwoleniem.
Zatrudnienie pracownika z Kazachstanu w 2026 roku: Twoja kompletna mapa drogowa
Dlaczego Kazachstan to coraz ważniejszy kierunek rekrutacji dla polskich firm?
W ostatnich latach obserwujemy rosnące zainteresowanie polskiego rynku pracy pracownikami z Kazachstanu. Wynika to z kilku czynników. Po pierwsze, Kazachstan dysponuje wykwalifikowaną kadrą, często z dobrym wykształceniem technicznym i znajomością języka rosyjskiego, co ułatwia adaptację w Polsce. Po drugie, rosnące powiązania gospodarcze między naszymi krajami otwierają nowe możliwości współpracy. Wreszcie, demografia i potrzeby polskiego rynku pracy sprawiają, że poszukiwanie pracowników poza Unią Europejską staje się koniecznością. Kazachstan, z jego dynamicznym rynkiem pracy i młodą populacją, staje się zatem atrakcyjnym źródłem talentów.
Legalizacja pracy a legalizacja pobytu: Zrozum kluczową różnicę na start
Zanim zagłębimy się w szczegóły, muszę jasno podkreślić fundamentalną różnicę między dwoma kluczowymi aspektami: legalizacją pracy a legalizacją pobytu. Wiele osób myli te pojęcia, co może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. Legalizacja pracy to proces uzyskania zezwolenia na wykonywanie pracy w Polsce, które uprawnia cudzoziemca do podjęcia zatrudnienia. Natomiast legalizacja pobytu to uzyskanie dokumentu (np. wizy lub zezwolenia na pobyt czasowy), który uprawnia cudzoziemca do przebywania na terytorium Polski. Pamiętaj, że samo zezwolenie na pracę nie legalizuje pobytu. Oba procesy są niezbędne i wzajemnie się uzupełniają, ale są to odrębne ścieżki, które muszą być spełnione, aby pracownik z Kazachstanu mógł legalnie pracować i mieszkać w Polsce.
Ścieżka legalizacji krok po kroku: Jak zatrudnić obywatela Kazachstanu zgodnie z prawem?
Proces zatrudnienia obywatela Kazachstanu jest ustrukturyzowany i wymaga przestrzegania określonych etapów. Poniżej przedstawiam Ci kompletną ścieżkę, krok po kroku.
Krok 1: Zezwolenie na pracę typu A fundament legalnego zatrudnienia
Podstawą legalnego zatrudnienia obywatela Kazachstanu jest uzyskanie zezwolenia na pracę typu A. To pracodawca, jako podmiot zamierzający zatrudnić cudzoziemca, występuje z wnioskiem o jego wydanie do wojewody właściwego ze względu na siedzibę firmy. Zezwolenie to jest wydawane na okres do 3 lat, z możliwością jego przedłużenia, co daje stabilność zatrudnienia. Co istotne, od 1 czerwca 2025 roku cały proces składania wniosków o zezwolenie na pracę odbywa się wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl. To znacząco usprawnia i przyspiesza procedurę, eliminując potrzebę wizyt w urzędzie i papierowej dokumentacji.
Krok 2: Koniec z testem rynku pracy! Co nowelizacja przepisów z 2025 roku oznacza dla Ciebie?
Jedną z najważniejszych zmian, która weszła w życie 1 czerwca 2025 roku, jest zniesienie wymogu uzyskania informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych na lokalnym rynku pracy, czyli tzw. testu rynku pracy. To rewolucyjna zmiana, która znacząco upraszcza i przyspiesza proces uzyskiwania zezwolenia na pracę dla cudzoziemców, w tym obywateli Kazachstanu. Wcześniej, pracodawca musiał udowodnić, że na polskim rynku pracy nie ma kandydatów spełniających wymagane kwalifikacje, co często było czasochłonne i biurokratyczne. Teraz, możesz przejść bezpośrednio do składania wniosku o zezwolenie na pracę, co jest ogromnym ułatwieniem.
Krok 3: Wiza pracownicza brama wjazdowa dla Twojego nowego pracownika
Po uzyskaniu zezwolenia na pracę typu A dla Twojego przyszłego pracownika z Kazachstanu, kolejnym krokiem jest uzyskanie przez niego wizy pracowniczej. Jest to wiza krajowa typu D, wydawana przez polskiego konsula w Kazachstanie. Zezwolenie na pracę stanowi podstawę do złożenia wniosku o taką wizę. Wiza ta jest niczym "brama wjazdowa" do Polski, uprawniająca cudzoziemca do legalnego przekroczenia granicy i podjęcia pracy na podstawie wcześniej uzyskanego zezwolenia. Bez ważnej wizy (lub innego tytułu pobytowego) pracownik nie będzie mógł wjechać do Polski, nawet jeśli posiada już zezwolenie na pracę.
Krok 4: Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę stabilizacja pobytu i zatrudnienia w Polsce
Po przyjeździe do Polski i podjęciu pracy na podstawie wizy i zezwolenia na pracę, pracownik z Kazachstanu może ubiegać się o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, często nazywane "zezwoleniem jednolitym". Jest to kluczowy dokument, który ma na celu stabilizację zarówno pobytu, jak i zatrudnienia w Polsce na dłuższy okres. Wniosek o to zezwolenie składa się do wojewody właściwego ze względu na miejsce zamieszkania cudzoziemca. Uzyskanie zezwolenia jednolitego pozwala pracownikowi na legalny pobyt i pracę w Polsce bez konieczności ciągłego przedłużania wizy, co jest znacznie wygodniejsze i zapewnia większą pewność prawną.
Oświadczenie o powierzeniu pracy: Dlaczego ta popularna procedura NIE dotyczy obywateli Kazachstanu?
Wielu pracodawców w Polsce jest przyzwyczajonych do uproszczonej procedury zatrudniania cudzoziemców na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy. Niestety, w przypadku obywateli Kazachstanu, ta ścieżka jest niedostępna.
Kto może skorzystać z procedury uproszczonej? Wyjaśnienie przepisów
Procedura uproszczona, czyli zatrudnienie na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy, jest przeznaczona dla obywateli ściśle określonych państw. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, z tej ścieżki mogą skorzystać obywatele:
- Armenii,
- Białorusi,
- Mołdawii,
- Ukrainy.
Jak widać, Kazachstan nie znajduje się na tej liście. To kluczowa informacja, którą musisz mieć na uwadze, planując rekrutację z tego kraju.
Standardowe zezwolenie na pracę jako jedyna droga co to oznacza w praktyce?
Brak możliwości skorzystania z procedury uproszczonej oznacza w praktyce, że dla obywateli Kazachstanu jedyną legalną ścieżką jest uzyskanie standardowego zezwolenia na pracę typu A. Dla Ciebie, jako pracodawcy, wiąże się to z koniecznością przestrzegania pełnej, opisanej wcześniej procedury. Nie ma tu miejsca na skróty czy uproszczenia, które mogłyby być stosowane w przypadku pracowników z krajów objętych oświadczeniem. Musisz być przygotowany na złożenie wniosku do wojewody, oczekiwanie na decyzję i wspieranie pracownika w procesie wizowym, a następnie legalizacji pobytu.
Kompletna checklista dokumentów: Co musisz przygotować jako pracodawca?
Przygotowanie odpowiedniej dokumentacji to podstawa sukcesu w procesie zatrudniania cudzoziemca. Poniżej przedstawiam listę dokumentów, które będą Ci potrzebne.
Dokumenty wymagane do wniosku o zezwolenie na pracę typu A
Jako pracodawca, przygotowując wniosek o zezwolenie na pracę typu A dla obywatela Kazachstanu, musisz zgromadzić następujące dokumenty:
- Wypełniony wniosek o wydanie zezwolenia na pracę od 1 czerwca 2025 roku składany wyłącznie elektronicznie.
- Kopia ważnego dokumentu podróży cudzoziemca należy załączyć kopie wszystkich zapisanych stron paszportu pracownika.
- Dokumenty potwierdzające status prawny pracodawcy np. aktualny odpis z KRS lub CEIDG.
-
Dowód wniesienia opłaty za wydanie zezwolenia. Opłata wynosi:
- 200 zł przy zatrudnieniu na okres do 3 miesięcy.
- 400 zł przy zatrudnieniu na okres dłuższy niż 3 miesiące.
- Inne dokumenty, jeśli są wymagane w indywidualnym przypadku (np. pełnomocnictwo, jeśli wniosek składa pełnomocnik).
Jakie dokumenty musi posiadać pracownik z Kazachstanu?
Po stronie pracownika z Kazachstanu kluczowe są następujące dokumenty:
- Ważny dokument podróży (paszport), który będzie ważny przez cały okres planowanego pobytu i pracy.
- Wiza krajowa (typ D) z prawem do pracy, uzyskana w konsulacie RP w Kazachstanie na podstawie Twojego zezwolenia na pracę.
- Dokumenty niezbędne do złożenia wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę po przyjeździe do Polski (np. kopie paszportu, zdjęcia biometryczne, potwierdzenie zamieszkania, umowa o pracę).
Cyfryzacja w natarciu: Jak składać wnioski przez portal praca.gov.pl?
Jak już wspomniałem, od 1 czerwca 2025 roku wszystkie wnioski dotyczące legalizacji pracy składa się wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl. To oznacza, że musisz być przygotowany na cyfrową obsługę procesu. Aby móc złożyć wniosek, jako pracodawca, musisz posiadać profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Dzięki temu możesz bezpiecznie logować się do systemu, wypełniać formularze, załączać skany dokumentów i śledzić status swoich spraw. To duża zmiana, która wymaga adaptacji, ale jednocześnie znacznie usprawnia komunikację z urzędem.
Obowiązki pracodawcy po zatrudnieniu: O czym absolutnie nie możesz zapomnieć?
Uzyskanie zezwolenia i wizy to dopiero początek. Jako pracodawca masz szereg obowiązków, które musisz spełnić po zatrudnieniu cudzoziemca.
Umowa zgodna z zezwoleniem jak uniknąć kosztownych błędów?
Jednym z najważniejszych obowiązków jest podpisanie z cudzoziemcem umowy o pracę (lub umowy cywilnoprawnej, jeśli zezwolenie na to pozwala) na warunkach nie gorszych niż te określone w zezwoleniu na pracę. To kluczowe! Musisz zwrócić szczególną uwagę na stanowisko, wymiar czasu pracy, rodzaj umowy oraz wysokość wynagrodzenia. Niezgodność tych warunków z treścią zezwolenia może skutkować nałożeniem kar finansowych na pracodawcę, a nawet koniecznością uzyskania nowego zezwolenia. Pamiętaj również, aby przekazać pracownikowi jeden egzemplarz zezwolenia na pracę to jego dowód legalnego zatrudnienia.Obowiązek tłumaczenia dokumentów: Zapewnij pełne zrozumienie warunków pracy
Aby zapewnić pełne zrozumienie warunków zatrudnienia przez pracownika, masz obowiązek przetłumaczyć umowę o pracę oraz zezwolenie na pracę na język zrozumiały dla cudzoziemca. W przypadku obywateli Kazachstanu najczęściej będzie to język rosyjski, który jest powszechnie używany w Kazachstanie. Tłumaczenie nie musi być przysięgłe, ale musi być zrozumiałe i wiernie oddawać treść dokumentów. To nie tylko wymóg prawny, ale także dobra praktyka, która buduje zaufanie i zapobiega nieporozumieniom.
Zgłoszenie do ZUS w 7 dni: Pierwszy i najważniejszy obowiązek po starcie pracy
Kolejnym, absolutnie kluczowym obowiązkiem pracodawcy jest zgłoszenie cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w ZUS. Musisz to zrobić w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy. Niezgłoszenie pracownika do ZUS w terminie jest poważnym naruszeniem przepisów i może skutkować wysokimi karami finansowymi. Upewnij się, że masz wszystkie niezbędne dane pracownika (PESEL, jeśli został nadany, lub numer paszportu) i dokonaj zgłoszenia na odpowiednim formularzu (ZUS ZUA lub ZUS ZZA, w zależności od rodzaju ubezpieczenia).Najczęstsze pułapki i błędy: Jak ich uniknąć, zatrudniając pracownika z Kazachstanu?
Nawet przy najlepszych intencjach łatwo o błędy, które mogą skomplikować proces zatrudnienia. Oto najczęstsze pułapki i porady, jak ich uniknąć.
Błędne określenie warunków pracy w zezwoleniu konsekwencje i jak się ich ustrzec
Jednym z najczęstszych błędów jest niedokładne lub błędne określenie warunków pracy w zezwoleniu na pracę. Jeśli faktyczne stanowisko, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy czy rodzaj umowy różnią się od tych wskazanych w zezwoleniu, może to prowadzić do poważnych konsekwencji. W najlepszym wypadku będziesz musiał uzyskać nowe zezwolenie lub jego zmianę, co oznacza dodatkowy czas i koszty. W najgorszym możesz zostać ukarany grzywną, a praca cudzoziemca zostanie uznana za nielegalną. Aby tego uniknąć, dokładnie sprawdź wszystkie dane przed złożeniem wniosku i upewnij się, że są one zgodne z rzeczywistymi warunkami zatrudnienia. W razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy cudzoziemców.
Problem z legalizacją pobytu po przyjeździe jak wesprzeć pracownika?
Mimo uzyskania zezwolenia na pracę i wizy, pracownik może napotkać problemy z legalizacją pobytu po przyjeździe do Polski, zwłaszcza przy ubieganiu się o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Mogą to być braki w dokumentacji, długi czas oczekiwania na decyzję urzędu czy trudności w komunikacji. Jako pracodawca możesz znacząco wesprzeć swojego pracownika. Dostarcz mu wszelkich niezbędnych dokumentów potwierdzających zatrudnienie, pomóż w wypełnianiu wniosków, a nawet skieruj do wyspecjalizowanych firm lub organizacji, które pomagają cudzoziemcom w procesie legalizacji pobytu. Twoje wsparcie jest nieocenione i buduje lojalność pracownika.
Przeczytaj również: Mianowanie nauczyciela: Stabilność i 7 warunków, które musisz znać
Zmiana stanowiska lub warunków zatrudnienia: Kiedy potrzebujesz nowego zezwolenia?
Pamiętaj, że zezwolenie na pracę jest wydawane na konkretne warunki. Jeśli w trakcie zatrudnienia dojdzie do istotnych zmian, takich jak zmiana stanowiska pracy, znaczna zmiana wysokości wynagrodzenia (np. obniżenie), zmiana wymiaru czasu pracy (np. z pełnego etatu na pół etatu), a nawet zmiana nazwy stanowiska, może być konieczne uzyskanie nowego zezwolenia na pracę lub jego zmiany. Nie ignoruj tych zmian! Zawsze monitoruj zgodność faktycznych warunków zatrudnienia z treścią zezwolenia. W przypadku wątpliwości, zawsze lepiej złożyć wniosek o zmianę zezwolenia, niż ryzykować nielegalne zatrudnienie.
