Jak zatrudnić na umowę zlecenie 2026? Uniknij kar ZUS i PIP!

Ten artykuł to kompleksowy przewodnik dla przedsiębiorców, którzy chcą zatrudnić osobę na umowę zlecenie w Polsce w 2026 roku. Dowiesz się, jak krok po kroku przeprowadzić cały proces, od weryfikacji kandydata po rozliczenia, a także poznasz kluczowe aspekty prawne i finansowe, by uniknąć kosztownych błędów. Z mojego doświadczenia wiem, że prawidłowe zrozumienie tych zagadnień to podstawa stabilnego i zgodnego z prawem prowadzenia biznesu.

Umowa zlecenie w 2026 roku: Dlaczego wciąż jest atrakcyjna i kiedy warto ją wybrać?

Mimo rosnących wymagań i zmian w przepisach, umowa zlecenie wciąż pozostaje jednym z najbardziej elastycznych i często wybieranych sposobów zatrudnienia w Polsce. Jej atrakcyjność wynika przede wszystkim z mniejszego formalizmu w porównaniu do umowy o pracę oraz z możliwości dopasowania warunków do specyfiki danego zadania. Z mojego punktu widzenia, kluczem jest zrozumienie jej istoty i świadome wykorzystanie jej zalet, bez naruszania przepisów.

Czym jest umowa zlecenie i co ją odróżnia od umowy o pracę?

Umowa zlecenie to umowa cywilnoprawna, regulowana przepisami Kodeksu Cywilnego, a nie Kodeksu Pracy. Jej fundamentalną cechą jest to, że zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonania określonej czynności z należytą starannością, a nie do osiągnięcia konkretnego rezultatu (jak ma to miejsce w umowie o dzieło). To kluczowa różnica. W przeciwieństwie do umowy o pracę, gdzie pracownik jest podporządkowany pracodawcy, wykonuje pracę w ściśle określonym miejscu i czasie, pod jego kierownictwem, umowa zlecenie charakteryzuje się znacznie większą swobodą. Zleceniobiorca ma zazwyczaj większą autonomię w organizacji swojego czasu i miejsca wykonywania zlecenia. Nie ma tu mowy o płatnym urlopie wypoczynkowym, ochronie przed zwolnieniem czy sztywnym okresie wypowiedzenia, co jest standardem w stosunku pracy. Ta elastyczność jest obosieczna daje swobodę, ale wiąże się z mniejszą ochroną dla zleceniobiorcy.

Zlecenie jako umowa starannego działania kluczowe różnice w praktyce

Pojęcie "starannego działania" jest esencją umowy zlecenie. Oznacza to, że zleceniobiorca ma dołożyć wszelkich starań, aby powierzone mu zadanie wykonać jak najlepiej, zgodnie z umową i zasadami sztuki, ale nie ponosi odpowiedzialności za sam efekt, jeśli dołożył należytej staranności. Przykładowo, programista na umowie zlecenie zobowiązuje się do napisania kodu zgodnie ze specyfikacją, ale jeśli projekt upadnie z przyczyn niezależnych od niego, nie ponosi za to odpowiedzialności. W praktyce oznacza to również, że zleceniodawca nie może narzucać zleceniobiorcy sztywnych godzin pracy, miejsca jej wykonywania czy ścisłego nadzoru, który jest typowy dla stosunku pracy. Zleceniobiorca ma prawo do samodzielnego decydowania o sposobie realizacji zlecenia, co jest istotnym elementem, który odróżnia ją od umowy o pracę. W razie sporu, to zleceniodawca musi udowodnić, że zleceniobiorca działał z należytą starannością, co może być trudne bez odpowiedniej dokumentacji.

Kiedy zatrudnienie na zlecenie jest najlepszym rozwiązaniem dla Twojej firmy?

Z mojego doświadczenia wynika, że umowa zlecenie jest idealnym rozwiązaniem w wielu sytuacjach. Sprawdza się doskonale, gdy firma potrzebuje elastyczności na przykład przy projektach o zmiennym zakresie, w okresach sezonowego zapotrzebowania na pracę (np. w handlu, gastronomii) lub gdy potrzebne są specyficzne umiejętności na określony czas. Jest to również dobry sposób na "przetestowanie" kandydata przed ewentualnym zatrudnieniem na umowę o pracę, choć należy pamiętać o ryzyku przekwalifikowania. Co więcej, specyfika niektórych prac, które nie wymagają stałego nadzoru i podporządkowania, jak np. prowadzenie szkoleń, obsługa klienta zdalnie czy prace administracyjne, doskonale wpisuje się w ramy umowy zlecenie. Oczywiście, potencjalne oszczędności (zwłaszcza w przypadku studentów) są kuszące, ale zawsze podkreślam, że nie powinny być one jedynym kryterium wyboru. Priorytetem powinna być zgodność z prawem i charakterem wykonywanej pracy.

Zatrudnienie na umowę zlecenie krok po kroku kompletny przewodnik dla pracodawcy

Zatrudnienie na umowę zlecenie, choć elastyczne, wymaga od przedsiębiorcy przestrzegania szeregu formalności. Poniżej przedstawiam szczegółowy przewodnik, który krok po kroku poprowadzi Cię przez cały proces od wstępnej weryfikacji kandydata, przez prawidłowe skonstruowanie umowy, aż po zgłoszenie do ZUS i bieżące rozliczenia. Moim celem jest, abyś czuł się pewnie na każdym etapie.

Krok 1: Weryfikacja kandydata o co musisz zapytać przed podpisaniem umowy?

Zanim podpiszesz umowę, musisz zebrać kluczowe informacje o kandydacie, które zadecydują o Twoich obowiązkach składkowych i podatkowych. Pamiętaj, że to na Tobie jako zleceniodawcy spoczywa odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenia. Zapytaj przede wszystkim o:

• Wiek: Czy kandydat jest studentem lub uczniem do 26. roku życia? To ma ogromne znaczenie dla składek ZUS.
• Inny tytuł do ubezpieczeń: Czy kandydat ma już umowę o pracę (z wynagrodzeniem co najmniej minimalnym) lub prowadzi własną działalność gospodarczą? To wpływa na zakres ubezpieczeń.
• Zainteresowanie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym: Czy zleceniobiorca chce przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, które zapewni mu prawo do świadczeń w razie choroby?

Te informacje są fundamentalne i pozwolą Ci uniknąć błędów w dalszych krokach. Zawsze proś o odpowiednie dokumenty potwierdzające status (np. legitymację studencką, zaświadczenie o zatrudnieniu).

Krok 2: Konstrukcja umowy jakie elementy muszą się w niej znaleźć, by była zgodna z prawem?

Dobrze skonstruowana umowa zlecenie to podstawa bezpieczeństwa prawnego. Musi ona zawierać szereg elementów, aby była ważna i nie budziła wątpliwości w przypadku kontroli. Oto co powinno się w niej znaleźć:

• Oznaczenie stron: Pełne dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy.
• Przedmiot zlecenia: Precyzyjnie określone czynności, które zleceniobiorca ma wykonać. Unikaj ogólników. Im dokładniej opiszesz zadania, tym mniejsze ryzyko przekwalifikowania na umowę o pracę.
• Czas trwania umowy: Określony czas (np. od daty do daty) lub na czas wykonania konkretnego zadania.
• Wysokość wynagrodzenia: Pamiętaj, że od 1 stycznia 2026 roku minimalna stawka godzinowa wynosi 31,40 zł brutto. Wynagrodzenie może być określone stawką godzinową, za całość zlecenia lub w inny sposób, ale zawsze musi gwarantować minimalną stawkę za każdą godzinę pracy.
• Sposób i termin wypłaty wynagrodzenia: Określ, czy płatność będzie miesięczna, po wykonaniu zadania, itp.
• Sposób prowadzenia ewidencji godzin: To kluczowy element! W umowie musi być jasno wskazane, jak zleceniobiorca będzie dokumentował liczbę przepracowanych godzin. Może to być arkusz papierowy, system elektroniczny, itp.

Zawsze sugeruję korzystanie ze sprawdzonego wzoru umowy i ewentualne dostosowywanie go do specyfiki Twojej działalności. Dbałość o szczegóły w tym kroku procentuje w przyszłości.

Krok 3: Zgłoszenie do ZUS jak i w jakim terminie dopełnić obowiązku?

Po podpisaniu umowy zlecenie, Twoim kolejnym obowiązkiem jest zgłoszenie zleceniobiorcy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Masz na to 7 dni od daty rozpoczęcia wykonywania zlecenia.

• Jeśli zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, składasz formularz ZUS ZUA.
• Jeśli podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu (np. ma inny etat z minimalnym wynagrodzeniem), składasz formularz ZUS ZZA.

Dokumenty te możesz złożyć elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE ZUS), co jest najwygodniejszym i najszybszym sposobem. Pamiętaj, że niedotrzymanie terminu zgłoszenia może skutkować konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Prawidłowe zgłoszenie to podstawa, aby uniknąć problemów w przyszłości.

Krok 4: Ewidencja czasu pracy i rozliczenie wynagrodzenia jak robić to poprawnie?

To jeden z najważniejszych aspektów zatrudnienia na umowę zlecenie w kontekście minimalnej stawki godzinowej. Musisz prowadzić rzetelną ewidencję liczby godzin wykonania zlecenia. Bez niej nie jesteś w stanie udowodnić, że wypłacasz zleceniobiorcy co najmniej 31,40 zł brutto za godzinę. Forma ewidencji może być dowolna (papierowa, elektroniczna), ale musi być jasna, czytelna i dostępna do wglądu. Sposób jej prowadzenia powinien być określony w umowie.
Następnie przechodzimy do rozliczenia wynagrodzenia. Jako zleceniodawca jesteś płatnikiem, co oznacza, że masz obowiązek obliczyć, pobrać i odprowadzić:

• składki ZUS (jeśli są obowiązkowe),
• zaliczkę na podatek dochodowy.

Pamiętaj, aby na koniec roku wystawić zleceniobiorcy odpowiednie informacje podatkowe (np. PIT-11). To proces, który wymaga precyzji, dlatego często rekomenduję wsparcie księgowe.

Ile realnie kosztuje zleceniobiorca? Pełne zestawienie obciążeń w 2026 roku

Wielu przedsiębiorców skupia się wyłącznie na kwocie brutto wynagrodzenia zleceniobiorcy, zapominając o dodatkowych kosztach, które ponoszą jako zleceniodawcy. Moje doświadczenie pokazuje, że prawidłowa kalkulacja całkowitego kosztu jest kluczowa dla budżetowania i rentowności. Przyjrzyjmy się wszystkim obciążeniom w 2026 roku.

Minimalna stawka godzinowa 31,40 zł brutto co to oznacza dla Twojego budżetu?

Od 1 stycznia 2026 roku minimalna stawka godzinowa dla umowy zlecenie wynosi 31,40 zł brutto. To oznacza, że niezależnie od formy wynagrodzenia (czy to stawka godzinowa, czy wynagrodzenie ryczałtowe za całe zlecenie), zleceniobiorca musi otrzymać co najmniej tę kwotę za każdą godzinę faktycznie poświęconą na wykonanie zlecenia. Nieprzestrzeganie tej stawki to poważne naruszenie przepisów, które może skutkować nałożeniem na Ciebie, jako zleceniodawcę, grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 zł. To nie tylko kwestia finansowa, ale także reputacyjna. Dlatego tak ważne jest prowadzenie rzetelnej ewidencji godzin.

Składki ZUS po stronie zleceniodawcy ukryty koszt, o którym musisz pamiętać

Oprócz wynagrodzenia brutto, jako zleceniodawca ponosisz dodatkowe koszty w postaci składek ZUS, które finansujesz ze swoich środków. Są to:

• Składka emerytalna: 9,76% podstawy wymiaru (część),
• Składka rentowa: 6,5% podstawy wymiaru (część),
• Składka wypadkowa: od 0,40% do 8,12% podstawy wymiaru (w całości, jej wysokość zależy od PKD i liczby zatrudnionych),
• Fundusz Pracy (FP): 2,45% podstawy wymiaru,
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP): 0,10% podstawy wymiaru.

Te składki znacząco zwiększają całkowity koszt zatrudnienia zleceniobiorcy ponad kwotę brutto, którą mu wypłacasz. Często widzę, że przedsiębiorcy o nich zapominają w początkowych kalkulacjach, co prowadzi do błędnego oszacowania kosztów. Pamiętaj, że te obciążenia są realnym wydatkiem Twojej firmy.

Kalkulacja podatku dochodowego i kosztów uzyskania przychodu (20% vs 50%)

Jako płatnik, masz obowiązek pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od wynagrodzenia z umowy zlecenie. Standardowo, przy obliczaniu tej zaliczki, stosuje się koszty uzyskania przychodu w wysokości 20% od przychodu pomniejszonego o składki społeczne (jeśli są opłacane).
Istnieje jednak możliwość zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodu, ale tylko w przypadku umów z przekazaniem praw autorskich lub praw pokrewnych. Warunkiem jest, aby zleceniobiorca faktycznie stworzył dzieło objęte prawami autorskimi, a umowa precyzowała, jaka część wynagrodzenia dotyczy przeniesienia tych praw.
Warto również pamiętać o "uldze dla młodych", która zwalnia z podatku dochodowego osoby do 26. roku życia. Jeśli zleceniobiorca spełnia te kryteria, nie pobierasz od niego zaliczki na PIT.
Dla umów zlecenie o wartości do 200 zł brutto, zawartych z osobą niebędącą Twoim pracownikiem, stosuje się zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 12%, bez uwzględniania kosztów uzyskania przychodu. To uproszczenie, które warto znać.

Przykładowe kalkulacje: całkowity koszt zatrudnienia w najczęstszych scenariuszach

Aby lepiej zobrazować, ile realnie kosztuje zleceniobiorca, przygotowałem przykładowe kalkulacje dla najczęstszych scenariuszy. Przyjmijmy, że zleceniobiorca pracuje 160 godzin w miesiącu, a jego wynagrodzenie brutto wynosi 5024 zł (160h * 31,40 zł). Stawka wypadkowa 1,67% (dla małych firm).

Element	Scenariusz 1: Student do 26 lat	Scenariusz 2: Inny etat (min. wynagrodzenie)	Scenariusz 3: Jedyny tytuł do ubezpieczeń
Wynagrodzenie brutto zleceniobiorcy	5024,00 zł	5024,00 zł	5024,00 zł
Potrącenia od wynagrodzenia zleceniobiorcy
Składka emerytalna (9,76%)	0,00 zł	0,00 zł	490,44 zł
Składka rentowa (1,50%)	0,00 zł	0,00 zł	75,36 zł
Składka chorobowa (dobrowolna, 2,45%)	0,00 zł	0,00 zł	123,09 zł
Podstawa wymiaru składki zdrowotnej	5024,00 zł	5024,00 zł	4335,11 zł (5024 - 490,44 - 75,36 - 123,09)
Składka zdrowotna (9%)	0,00 zł	452,16 zł	390,16 zł
Koszty uzyskania przychodu (20%)	0,00 zł	0,00 zł	787,03 zł (20% z 4335,11 zł)
Podstawa opodatkowania	0,00 zł	0,00 zł	3548,08 zł (4335,11 - 787,03)
Zaliczka na podatek dochodowy (12%)	0,00 zł	0,00 zł	425,77 zł (12% z 3548,08)
Wynagrodzenie netto zleceniobiorcy	5024,00 zł	4571,84 zł	3519,18 zł
Składki ZUS po stronie zleceniodawcy
Składka emerytalna (9,76%)	0,00 zł	0,00 zł	490,44 zł
Składka rentowa (6,50%)	0,00 zł	0,00 zł	326,56 zł
Składka wypadkowa (1,67%)	0,00 zł	0,00 zł	83,89 zł
FP (2,45%)	0,00 zł	0,00 zł	123,09 zł
FGŚP (0,10%)	0,00 zł	0,00 zł	5,02 zł
Całkowite składki ZUS zleceniodawcy	0,00 zł	0,00 zł	1029,00 zł
Całkowity koszt dla zleceniodawcy	5024,00 zł	5024,00 zł	6053,00 zł

Jak widać, różnice w całkowitych kosztach są znaczące i zależą od statusu zleceniobiorcy. Pamiętaj, aby zawsze przeprowadzać taką kalkulację przed zatrudnieniem.

Składki ZUS od umowy zlecenia jak poruszać się w gąszczu przepisów?

Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu w przypadku umowy zlecenie są jednym z najbardziej skomplikowanych obszarów. To, czy i jakie składki musisz odprowadzić, zależy od indywidualnej sytuacji zleceniobiorcy. Z mojego punktu widzenia, zrozumienie tych niuansów jest absolutnie kluczowe, aby uniknąć błędów i potencjalnych kar.

Scenariusz 1: Student do 26. roku życia największa oszczędność dla obu stron

Zatrudnienie studenta lub ucznia, który nie ukończył 26. roku życia, na umowę zlecenie, to najbardziej korzystny scenariusz pod względem obciążeń. Umowa taka jest całkowicie zwolniona ze składek ZUS zarówno emerytalnych, rentowych, wypadkowych, chorobowych, jak i zdrowotnych. Dodatkowo, dzięki uldze dla młodych, zleceniobiorca jest również zwolniony z podatku dochodowego. Oznacza to, że wynagrodzenie brutto jest w tym przypadku równe wynagrodzeniu netto, a Ty jako zleceniodawca nie ponosisz żadnych dodatkowych kosztów poza samym wynagrodzeniem.
Ważny wyjątek: Jeśli ten sam student jest jednocześnie zatrudniony u Ciebie na umowę o pracę, to od umowy zlecenie składki ZUS (emerytalna, rentowa, wypadkowa, zdrowotna) stają się obowiązkowe, tak jak dla osoby, dla której zlecenie jest jedynym tytułem do ubezpieczeń. To częsta pułapka, na którą zwracam uwagę.

Scenariusz 2: Zleceniobiorca z innym etatem (zbieg tytułów ubezpieczeń)

Jeśli zleceniobiorca ma już inny tytuł do ubezpieczeń, np. jest zatrudniony na umowę o pracę z wynagrodzeniem co najmniej minimalnym (w 2026 roku minimalne wynagrodzenie to 4626 zł brutto), lub prowadzi własną działalność gospodarczą, sytuacja wygląda inaczej. W tym przypadku, od umowy zlecenie obowiązkowa jest tylko składka na ubezpieczenie zdrowotne. Pozostałe składki (emerytalna, rentowa, wypadkowa) są dobrowolne zleceniobiorca może, ale nie musi, do nich przystąpić.
Jako zleceniodawca, musisz zweryfikować status zleceniobiorcy, aby prawidłowo określić obowiązki składkowe. Poproś o zaświadczenie od poprzedniego pracodawcy lub oświadczenie zleceniobiorcy. To kluczowe, by uniknąć błędów w rozliczeniach.

Scenariusz 3: Umowa zlecenie jako jedyne źródło dochodu (pełne oskładkowanie)

W sytuacji, gdy umowa zlecenie jest jedynym tytułem do ubezpieczeń dla zleceniobiorcy (czyli nie jest studentem, nie ma innego etatu z minimalnym wynagrodzeniem, ani nie prowadzi działalności gospodarczej), to obowiązkowe są wszystkie podstawowe składki ZUS: na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne. W tym scenariuszu, jako zleceniodawca, masz obowiązek zgłosić zleceniobiorcę do wszystkich tych ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA. To jest sytuacja, w której koszty dla zleceniodawcy są najwyższe, co pokazałem w poprzedniej sekcji w tabeli.

Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe co oznacza dla Ciebie i dla zleceniobiorcy?

Ubezpieczenie chorobowe dla zleceniobiorców jest dobrowolne. Oznacza to, że zleceniobiorca sam decyduje, czy chce do niego przystąpić. Aby to zrobić, musi złożyć pisemny wniosek do Ciebie, jako zleceniodawcy, a Ty masz obowiązek zgłosić go do ZUS do tego ubezpieczenia.
Korzyści dla zleceniobiorcy: Przystąpienie do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego daje mu prawo do płatnego zwolnienia lekarskiego (tzw. zasiłku chorobowego), a także do świadczeń macierzyńskich.
Warunki uzyskania świadczeń: Należy pamiętać o tzw. okresie wyczekiwania, który wynosi 90 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego. Oznacza to, że zleceniobiorca nabywa prawo do zasiłku dopiero po upływie tego okresu.
Finansowanie: Składka chorobowa (2,45% podstawy wymiaru) jest w całości finansowana przez zleceniobiorcę i potrącana z jego wynagrodzenia brutto. Dla Ciebie jako zleceniodawcy oznacza to jedynie dodatkową formalność zgłoszenia i rozliczenia.

Najczęstsze pułapki i ryzyka jak uniknąć kosztownych błędów?

Choć umowa zlecenie oferuje wiele korzyści, wiąże się również z pewnymi ryzykami, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Moim zadaniem jest Cię przed nimi ostrzec i pokazać, jak ich unikać. Niewiedza w tym obszarze może być bardzo kosztowna.

Ryzyko nr 1: Kiedy umowa zlecenie może zostać uznana za umowę o pracę?

To chyba największa pułapka, na którą zwracam uwagę moim klientom. Jeśli umowa zlecenie, mimo swojej nazwy, w rzeczywistości nosi znamiona stosunku pracy, może zostać przekwalifikowana na umowę o pracę. Cechy stosunku pracy to m.in.:

• praca wykonywana pod kierownictwem pracodawcy,
• praca wykonywana w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę,
• ciągłość świadczenia pracy,
• prawo do urlopu,
• stałe wynagrodzenie niezależne od efektu.

Jeśli Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) lub sąd pracy stwierdzą, że Twoja umowa zlecenie ma cechy umowy o pracę, konsekwencje mogą być bardzo dotkliwe. Będziesz musiał zapłacić zaległe składki ZUS (wraz z odsetkami) za cały okres trwania umowy, pokryć koszty związane z odszkodowaniem za urlop, a także możesz być obciążony karami grzywny. Co więcej, zleceniobiorca może dochodzić wszystkich praw przysługujących pracownikowi, w tym np. odszkodowania za nieuzasadnione wypowiedzenie. Dlatego tak ważne jest, aby faktyczny charakter wykonywanej pracy odpowiadał umowie cywilnoprawnej.

Ryzyko nr 2: Brak ewidencji czasu pracy i konsekwencje kontroli PIP

Jak już wspominałem, prowadzenie ewidencji liczby godzin wykonania zlecenia jest obowiązkowe i absolutnie kluczowe. Jej brak to prosta droga do problemów. Bez rzetelnej ewidencji nie jesteś w stanie udowodnić, że wypłacasz zleceniobiorcy co najmniej minimalną stawkę godzinową (31,40 zł brutto w 2026 r.).
W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), brak takiej ewidencji lub jej nierzetelność może skutkować nałożeniem na Ciebie kary grzywny od 1 000 do 30 000 zł. Co więcej, PIP może również wykorzystać ten fakt jako argument do zakwestionowania charakteru umowy i dążyć do jej przekwalifikowania na umowę o pracę, co prowadzi do ryzyka opisanego powyżej. Moja rada: traktuj ewidencję godzin zleceniobiorcy z taką samą powagą, jak ewidencję czasu pracy pracownika.

Ryzyko nr 3: Nieprawidłowe rozliczenie składek i podatków jak się zabezpieczyć?

Błędne obliczanie i odprowadzanie składek ZUS oraz zaliczek na podatek dochodowy to kolejne ryzyko, które może prowadzić do poważnych konsekwencji. Nieprawidłowości mogą wynikać z niewłaściwej weryfikacji statusu zleceniobiorcy (np. błędne uznanie go za studenta), pomyłek w obliczeniach, czy braku świadomości zmian w przepisach.
Konsekwencje to przede wszystkim zaległości w ZUS i urzędzie skarbowym, do których doliczane są odsetki za zwłokę. W skrajnych przypadkach mogą zostać nałożone również kary finansowe. Aby się zabezpieczyć, zawsze dokładnie weryfikuj status zleceniobiorcy przed podpisaniem umowy. Regularnie monitoruj zmiany w przepisach prawo podatkowe i ubezpieczeniowe jest dynamiczne. Jeśli masz wątpliwości, nie wahaj się skonsultować z doświadczonym doradcą podatkowym lub księgowym. To inwestycja, która chroni Cię przed znacznie większymi kosztami w przyszłości.

Nowość 2026: Umowa zlecenie wliczana do stażu pracy co to zmienia dla pracodawców?

Rok 2026 przynosi istotną zmianę, która wpłynie na postrzeganie umów zlecenie, zwłaszcza w kontekście przyszłych uprawnień zleceniobiorców. Mowa o wliczaniu okresów pracy na umowę zlecenie do stażu pracy. To nowość, która z mojego punktu widzenia, ma na celu zwiększenie atrakcyjności tej formy zatrudnienia i zapewnienie większej ochrony osobom pracującym na zleceniu. Warto zrozumieć, co to oznacza dla Ciebie jako zleceniodawcy.

Jakie okresy zlecenia będą wliczane do stażu pracy pracownika?

Od 2026 roku, konkretnie od 1 stycznia 2026 r. dla sektora publicznego i od 1 maja 2026 r. dla sektora prywatnego, okresy wykonywania umowy zlecenia, od której były odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne, będą wliczane do ogólnego stażu pracy. To bardzo ważna zmiana!
Kluczowy warunek: Aby okres zlecenia został wliczony do stażu, musiały być od niego opłacone składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne i rentowe). Oznacza to, że okresy pracy na zleceniu wykonywane przez studentów do 26. roku życia (od których składek ZUS się nie odprowadza) nie będą wliczane do stażu pracy. Jest to logiczne, ponieważ celem jest uwzględnienie okresów, w których osoba budowała swoje uprawnienia emerytalne.

Zaświadczenie z ZUS jako jedyny dowód Twoja rola w procesie weryfikacji

W jaki sposób zleceniobiorca będzie dokumentował te okresy pracy na zleceniu? Nie będzie to Twoim obowiązkiem jako byłego zleceniodawcy. Jedynym dowodem potwierdzającym okresy pracy na umowie zlecenie, które wliczają się do stażu pracy, będzie specjalne zaświadczenie wydawane przez ZUS. Zleceniobiorca będzie musiał samodzielnie uzyskać ten dokument (najprawdopodobniej przez swoje konto na PUE ZUS, składając formularz USP) i przedstawić go swojemu obecnemu lub przyszłemu pracodawcy.
Twoja rola jako pracodawcy (w przyszłości, gdy będziesz zatrudniać osobę, która wcześniej pracowała na zleceniu) ograniczy się do przyjęcia i weryfikacji tego zaświadczenia. Nie będziesz musiał samodzielnie zbierać danych z ZUS czy prosić o inne dokumenty.

Przeczytaj również: Umowa na zastępstwo: Przepisy, błędy, ciąża pełny poradnik

Praktyczne konsekwencje dla uprawnień pracowniczych (urlop, odprawa)

Wliczanie okresów zlecenia do stażu pracy ma bardzo praktyczne konsekwencje dla przyszłych uprawnień pracowniczych. Chociaż umowa zlecenie sama w sobie nie daje prawa do urlopu czy odprawy, to okresy jej wykonywania mogą wpłynąć na:

• Długość okresu wypowiedzenia w przyszłej umowie o pracę (zależy od stażu pracy).
• Prawo do nagród jubileuszowych (jeśli regulamin firmy je przewiduje i uzależnia od stażu).
• Wysokość odprawy emerytalnej lub rentowej (również często uzależniona od stażu).
• Inne świadczenia pracownicze, które są powiązane z ogólnym stażem pracy.

Oznacza to, że choć zlecenie nie jest umową o pracę, jego okresy nabierają nowego znaczenia dla ścieżki zawodowej zleceniobiorcy. Dla Ciebie, jako zleceniodawcy, jest to informacja, którą warto mieć na uwadze, choć bezpośrednio nie wpływa na Twoje bieżące obowiązki związane z umową zlecenie.